個人生產力提升三大方法與 GTD 的的運用心得

Getting Things Done、Atomic Habits(原子習慣)、Zettelkasten Method(卡片盒筆記法) 是我核心的生產力方法。本篇專注於 GTD 的核心觀念，以及我的使用的 GTD 工具與日常流程。

本篇的的英文版

Three major methods to improve personal productivity. Insights and tools on using GTD

大約從五年前開始，我開始關注如何優化自己的工作效率，包括處理工作內外各種訊息、解決問題以及學習新事物。工作中需要負責許多專案，需要處理和溝通的事情非常多。工作之外也有一些雜務需要處理，以及大量零碎的學習目標和材料，例如閱讀電子報等等。我需要一個更好的系統來支援我健康且有效率地推進目標和職能成長。

我主要依賴以下三種方法：

1. Getting Things Done (GTD): 一種推進目標和管理瑣碎任務的方法。

2. Atomic Habits (原子習慣): 建立習慣的方法。

3. Zettelkasten method (卡片盒筆記法): 一種知識管理和筆記方法。

這三種方法可以相互補充，解決不同面向的問題：

• GTD 讓我能夠持續推進任務，不會忘記需要完成的事情，並且能夠優先處理最重要的事。

• Atomic Habits 可以優化我的日常生活，改掉浪費時間的壞習慣，建立好習慣讓重複性的事情自然發生。

• Zettelkasten method 幫助我建立知識系統，避免已學過的東西需要重複學習，忘記的事情也容易找回來複習相關知識點。

對我而言，這三種方法的重要性依序是 GTD > Zettelkasten = Atomic Habits，但情況可能因人而異。

我相信 GTD 對大多數人來說都是最重要的，生活中應該都有許多必須完成的雜事，大腦很難有效管理所有該做的事情，GTD 是你的第二顆大腦用來管理任務。

Zettelkasten 是我幾年前才開始意識到重要性，因為隨著年紀增長，學習事物太多但腦力無法像年輕時那樣幾乎不會遺忘。我發現許多重要的知識點需要反覆學習，因此開始尋找好的解決方法。Zettelkasten 原本是發展出來用於持續寫作輸出，但它也可延伸作為你的第二顆知識大腦，幫助你學習。

至於 Atomic Habits 的重要性則取決於你是否有許多壞習慣，浪費很多時間在生活瑣事上，例如使用社群網路 app、YouTube、Netflix 等；或者你是否覺得想達成某些目標卻總是忘記或拖延，例如每天學一小時英文、每月看完一本書、每週運動三次等。這些事情很難像一個任務那樣重要到必須完成，但卻是長期而言很重要的投資。

這三種方法都不是開箱即用，它們的核心是一些關鍵思維和框架，實際運用時還需要根據自己的模式做調整，並找到適合的工具支援。這篇文章我將著重在介紹 GTD，包括我使用的方法和工具。

這些方法是為了減輕你的認知負擔。

Getting Things Done：一種用於任務管理的第二大腦。

Zettelkasten Method：一種用於知識管理的第二大腦。

Atomic Habits：無需有意識地思考，就能毫不費力地實現目標。

Getting Things Done 方法

Tasks 進到 GTD

GTD 的流程如下圖所示，其中有兩個關鍵點

• Inbox: 盡可能先將各種雜事丟進 GTD inbox，稍後再執行或排程。這樣可以避免遺忘、提高效率並做出更好的決策。Inbox 中的項目盡可能依據圖中流程一天清空至少一次。

• Defer it: 如果決定要做但不是現在，有三種方式確保該事項會被執行:

  • 設定觸發條件(Trigger，圖中是 Next actions)： 例如

    • 跟老闆見面要討論的事情，設為「@老闆」觸發條件(我喜歡用 @ 開頭表示人名觸發)

    • 去大賣場要買的東西，設為「大賣場」觸發條件

    • 今天想完成的事，設為「Today」觸發條件等。

  • 設定所屬專案(Project)：Project 可視為中長期目標。我們會定期 review project 狀態，挑選關鍵事項推進。Projects 的例子如下

    • “歐洲旅行計畫”

    • “初步學習完 Haskell”：將每個章節設為一個任務。

    • “[持續學習推薦系統知識]”：沒有明確終點的 projects，我會用中括號框起來。像是長期的學習目標，持續收集文章、podcast 等材料並消化。

    • “[Taboola News 專案]”：公司專案也可能是長期持續性質。

  • 設定時間(Schedule it): 有明確時間點要做的事，適合直接在行事曆管理（如 Google Calendar），而非放在 GTD 系統中持續追蹤。

Getting Things Done - Inbox flow

圖片來源: The GTD method: 5 steps to manage time and tasks

關於 triggers 和 projects:

• 每個任務只能屬於最多一個 project，但可以有 0 到多個 triggers。

• 通常會確保每個任務至少有一個 trigger 或 project，以便未來能找到並完成它

關於 due date 和 scheduling:

• 許多 GTD 軟體提供設定到期日的功能，但建議讓 GTD 更像佇列系統而非排程系統。除非任務有明確 deadline，像是幾號前要報稅完成，否則不要設到期日。

• 如果某個時間點必須做的事，更適合用行事曆軟體管理，而非 GTD 軟體。

• 定期要做的事不建議用 GTD，例如每天早上學習半小時英文，用行事曆或習慣養成軟體更合適。

不要將完成事情與日曆混淆。他們各自解決不同的問題。

GTD 儲存的是任務隊列，而非行程表上的事件。他們通常沒有具體時間與 due dates。

從 GTD 庫存中消耗 tasks

Triggers 很直覺。通常綁定特定事件，例如見到某人、開會、離開辦公室、睡前、到銀行等，只要在事件發生時記得查看 GTD 軟體即可。好的 GTD 系統通常有手機和桌面版，甚至能偵測位置適時提醒你。

Projects 則需要特別管理，需建立固定的 review 機制，例如每天、每週、每月 review 各專案中的事項，每次 review 的具體行為可能包含

1. 調整優先順序

2. 增刪事項

3. 設定 triggers 和 due date。我通常會設定 today、this week 這兩種 trigger。

4. 委派給他人

5. 刪除專案

每個專案的 review 頻率不同，重要且事項多的專案可能每天或每週 review 一次，長期學習型專案可能一個月或一季 review 即可。好的 GTD 軟體可以為每個 project 設定 review 頻率並提醒你。

Getting Things Done 工具

我使用的 GTD 相關工具包括:

1. OmniFocus: Mac 和 iPhone 上的 GTD 軟體，在 2008 問世，至今已 16 年。

2. Spark: E-mail 軟體，與 OmniFocus 等 GTD 工具整合良好，一個快捷鍵就能將信件存到 GTD，並提供 deeplink 快速開啟原始信件。

3. 其他與 OmniFocus 相容的外掛，如 Chrome 擴充套件可將網頁存到 OmniFocus。

OmniFocus 成熟度非常高，例如手機、電腦的同步、各種軟體的整合，還有上述說的 triggers、review 的提醒等。若你不是用 Mac + iPhone，市面上有很多其他的 GTD 軟體，有許多可以跟 OmniFocus 匹敵。GTD 方法也並非一定要有專門的軟體，用一個簡單的實體筆記本也是可以實現。

Email 流程

特別提 Spark 是因為 E-mail 是我生活中很需要特別管理的事。我訂閱很多 newsletters，工作中包含 Jira tasks，都是依賴 e-mail 作為主要的通知系統。E-mail 作為一個對外部的 inbox 相容性很高，也很容易整合。

Spark 與 OmniFocus 以及其他的 GTD 軟體整合良好，一個快捷鍵（對 OmniFocus 是 ⌥F）即可把該封信送進 GTD 軟體，且在 GTD 軟體中存有該 email 對應的 deeplink。點一下 deeplink 不用 0.1 秒就可在 Spark 開啟那封信。我在 Arc(web browser) 上用於丟網頁到 OmniFocus 的快捷鍵也是 ⌥F。

我高度套用 GTD 的流程到我的 e-mail 管理上，如下圖。我的 e-mail inbox 每天都會清空數次，多數 e-mails 會到 archive，少數 e-mails 到 trash。比較耗時的 e-mail 例如長篇的 newsletters 我都會丟到 GTD 後就立刻 archive，之後再藉由 GTD 去排程處理。

你應該只有一個單一的 GTD 系統。你可以在電子郵件系統中創建另一系列的 queues，例如使用各種 labels 和標記 stars。但那會讓你的流程變得混亂。

在像 Gmail 這樣的電子郵件系統中設置 filters 以應用 labels 並自動 archive 對於提高電子郵件處理效率至關重要，但那是另外的話題了。電子郵件仍然是外部通信和通知最通用的平台，它幾乎相容所有系統。有效的使用它並妥善管理它非常重要。

我遇到的 GTD 問題與優化方向

GTD 有效與否依賴下列三點：

1. 讓事項可以更快速方便地加入 GTD 系統

2. 有效規劃 triggers 和 projects

3. 持續 review projects 並優化優先順序

對於第一點，目前覺得 Slack 的整合稍嫌不便，沒有很好的外掛能快速將 Slack 討論串存到 OmniFocus，需要複製 Slack 連結再用 Quick Entry 加入，至少要五秒鐘。

由於想做和想學的事情太多，專案數量已大幅超出我的消化能力，一些低優先權的專案中，新增任務的速度快於完成的速度，變相成為另一種囤積。如何有效的斷捨離是重要的下一步。

總結

總之，GTD、Zettelkasten、和 Atomic Habits 都是值得學習的方法，有許多專門工具可以支援，特別是前兩者。非常建議從 GTD 著手優化個人生產力，它可以減輕短期記憶負荷、減少生活壓力、提高專注力，最終達成目標並維持工作生活平衡。我或許還會再寫一篇文章介紹 Zettelkasten 和我的使用方式。至於 Atomic Habits，則建議直接閱讀原著或網路上的許多總結。